Событийное волонтерство: как стать волонтером на мероприятии

Чтобы стать волонтером фестиваля, форума, спортивного соревнования или другого мероприятия, обычно нужно найти открытый набор, изучить требования, заполнить заявку и дождаться подтверждения. На крупных событиях после анкеты могут быть собеседование и обучение, а роль волонтера определяет организатор.

Обычно путь выглядит так:

набор волонтеров → заявка → отбор → обучение или инструктаж → распределение ролей → смена на мероприятии.

Опыт требуется далеко не всегда. На многих мероприятиях новичкам проводят обучение или инструктаж перед началом работы.

Но условия конкретных событий различаются. На один фестиваль достаточно откликнуться и пройти инструктаж, а на крупный форум можно попасть только после анкеты и собеседования.

Что такое событийное волонтерство

Событийное волонтерство — это помощь в организации и проведении конкретного события.

Это могут быть:

• фестивали;
• форумы;
• конференции;
• концерты;
• выставки;
• городские праздники;
• спортивные соревнования;
• забеги;
• культурные мероприятия.

Главное отличие от многих других направлений — ограниченность по времени. Волонтерская программа может существовать несколько месяцев, но сама работа часто привязана к нескольким дням или отдельным сменам.

Поэтому событийный формат удобен для первого опыта: можно попробовать волонтерство без обязательства сразу участвовать регулярно.

В Добро.Университете действует отдельный базовый курс по событийному волонтерству. В программу включены функции волонтера, необходимые компетенции, набор и отбор, обучение и устройство волонтерской программы мероприятия.

Что делает волонтер на мероприятии

Задачи зависят от размера и типа события. Волонтер не обязательно находится рядом со сценой или общается со знаменитостями. Большая часть работы связана с тем, чтобы участники могли нормально ориентироваться и пользоваться сервисами мероприятия.

То есть название «волонтер фестиваля» само по себе почти ничего не говорит о работе. Всегда смотрите конкретную функцию.

Какие навыки нужны событийному волонтеру

Для большинства начальных ролей профессиональная квалификация не требуется.

Гораздо важнее практические качества:

Пунктуальность. Смена начинается в конкретное время. Опоздание одного человека может оставить позицию без волонтера.

Ответственность. Если вы подтвердили участие, организатор рассчитывает на вас.

Умение следовать инструкции. На большом событии нельзя самостоятельно менять правила работы своей зоны.

Коммуникация. Особенно важна на регистрации, навигации и информационных позициях.

Работа в команде. Волонтер почти всегда взаимодействует с координатором и другими участниками корпуса.

Спокойствие при высокой нагрузке. Перед началом концерта или спортивного старта к волонтеру могут одновременно обратиться несколько человек.

Для отдельных функций требования выше.

Например, иностранный язык может понадобиться для сопровождения зарубежных делегаций, физическая подготовка — в логистике, а опыт фото- или видеосъемки — в медиакоманде.

Поэтому отсутствие опыта не проблема само по себе. Важно выбрать роль, которой соответствует ваша подготовка.

Где искать набор волонтеров на мероприятия

Набор может появляться за несколько дней, недель или даже месяцев до события.

Волонтер Лаб

В каталоге «Волонтер Лаб» можно искать актуальные городские, культурные и спортивные события.

Можно фильтровать варианты по дате, формату, возрасту и другим параметрам.

Посмотреть актуальные мероприятия →

Добро.рф

Многие организаторы публикуют волонтерские вакансии на Добро.рф.

В карточке стоит искать не только описание самого мероприятия, но и раздел с функциями: одно событие может набирать несколько команд с совершенно разными задачами.

Официальный сайт мероприятия

У крупных форумов, фестивалей и соревнований часто есть отдельная волонтерская программа.

Поэтому если вы уже знаете название события, попробуйте искать:

название мероприятия + волонтеры

или открыть официальный сайт и найти разделы «Волонтерам», «Volunteer», «Стать частью команды».

Городские волонтерские и ресурсные центры

Крупные события часто набирают людей через городской центр добровольчества.

Это особенно полезно, если вы хотите периодически участвовать в разных мероприятиях своего города, а не ждать один конкретный фестиваль.

Подробнее о способах поиска: «Где найти волонтерство: сайты, организации и проекты».

Как проходит отбор волонтеров

Отбор зависит от масштаба события.

Для небольшой городской акции может быть достаточно:

заявка → подтверждение → инструктаж → смена.

Для крупного форума:

анкета → предварительный отбор → собеседование → обучение → распределение ролей → аккредитация → смены.

Поэтому кнопка «Подать заявку» не всегда означает:

Вас уже приняли.

Пока организатор не подтвердил участие, лучше не покупать билеты в другой город и не считать себя членом волонтерского корпуса.

Что спрашивают в анкете волонтера

Конкретный список зависит от мероприятия, но организатора обычно интересует информация, которая помогает понять вашу доступность и подобрать функцию.

Могут спросить:

• возраст;
• город проживания;
• образование;
• волонтерский опыт;
• свободные даты;
• знание иностранных языков;
• профессиональные навыки;
• размер одежды;
• предпочтительные функции;
• готовность участвовать во всех днях программы.

Не нужно пытаться придумать «правильные ответы».

Если вы никогда раньше не волонтерили, так и укажите. Для большого количества начальных позиций опыт не является обязательным.

Гораздо хуже написать, что свободны все три дня фестиваля, пройти отбор, а позже сообщить, что можете присутствовать только два часа.

Нужно ли проходить собеседование

Не всегда.

Чем крупнее мероприятие и сложнее роль, тем вероятнее дополнительный этап отбора.

На собеседовании могут уточнить:

• почему вам интересно мероприятие;
• доступны ли вы в необходимые даты;
• комфортно ли вам много общаться;
• какую роль вы предпочитаете;
• знаете ли иностранный язык;
• есть ли ограничения по нагрузке.

Организатору нужно не найти «самого правильного человека», а распределить людей по функциям.

Например, спокойному человеку, который не любит постоянно разговаривать с незнакомцами, может лучше подойти работа с материалами, чем информационная стойка.

Можно ли выбрать свою роль

Иногда организатор позволяет указать предпочтения в анкете.

Но это не всегда означает гарантированное назначение именно туда.

Представим, что 100 кандидатов хотят работать рядом со сценой, а туда требуется 10 человек. Остальным предложат другие функции.

При выборе роли учитываются:

• потребности мероприятия;
• количество людей;
• опыт;
• возраст;
• график;
• навыки;
• результаты отбора.

Поэтому перед подтверждением участия полезно уточнить, когда вы узнаете свою функцию.

Если роль принципиальна для вас, лучше узнать ее до поездки.

Нужно ли обучение перед мероприятием

Зависит от масштаба события и задачи.

Подготовка может состоять из одного короткого инструктажа непосредственно перед сменой.

На крупных событиях возможны:

• онлайн-курс;
• общее обучение;
• обучение конкретной функции;
• знакомство с площадкой;
• инструктаж по безопасности;
• репетиция.

Базовый курс Добро.Университета отдельно выделяет подготовку и обучение волонтеров как этап событийной волонтерской программы.

Если организатор прислал обучение, не откладывайте его на утро перед первой сменой: без завершенного курса вас могут не допустить до работы.

Как проходит волонтерская смена

У каждого организатора свой порядок, но обычно день делится на несколько этапов.

До начала

Вы приезжаете не к открытию мероприятия, а ко времени сбора волонтеров.

До выхода на позицию могут быть:

• регистрация команды;
• получение бейджа;
• получение формы;
• отметка присутствия;
• общий брифинг;
• инструктаж по функции;
• распределение по зонам.

Если мероприятие начинается в 10:00, это не означает, что волонтеру тоже нужно прийти к 10:00. Сбор может быть значительно раньше.

Во время смены

У вас есть конкретная позиция и координатор.

Если возникает проблема, которую не объясняли на инструктаже, лучше обратиться к нему, а не самостоятельно придумывать решение.

На продолжительной смене организатор может предусмотреть перерывы и питание, но это нужно проверять заранее.

После окончания

В зависимости от события может понадобиться:

• вернуть бейдж или оборудование;
• помочь закрыть зону;
• отметить окончание смены;
• сообщить координатору о результатах;
• заполнить форму обратной связи.

Если участие учитывается в электронной волонтерской книжке, часы обычно подтверждает организатор после мероприятия, а не сам волонтер.

Что организатор может предоставить волонтеру

Набор сервисов различается очень сильно.

Возможны:

• питание;
• вода;
• форма;
• бейдж;
• трансфер;
• проживание;
• страхование;
• сувенирная продукция;
• сертификат или благодарственное письмо.

Но ничего из этого нельзя считать обязательным для любого события.

Закон также допускает предоставление волонтеру питания, формы, оборудования, оплаты проезда, услуг связи и некоторых других видов поддержки или возмещения расходов, если это предусмотрено законодательством или договором.

Из этого не следует, что все организаторы обязаны выдавать одинаковый набор.

Перед заявкой ищите разделы «Условия», «Что предоставляется» или «Сервисы для волонтеров».

Платят ли волонтерам на мероприятиях

За саму добровольческую деятельность зарплата не выплачивается: по Федеральному закону № 135-ФЗ волонтерская деятельность представляет собой безвозмездное выполнение работ или оказание услуг.

При этом бесплатный труд и собственные расходы — разные вещи.

Организатор может обеспечить или компенсировать, например:

• питание;
• дорогу;
• форму;
• проживание;
• необходимые средства и оборудование.

Такая поддержка не превращает волонтерство в оплачиваемую работу.

Если вместо волонтерской позиции вам обещают обычную почасовую зарплату за выполнение трудовой функции, это уже другой формат отношений, который не стоит смешивать с добровольчеством.

Как выбрать мероприятие для первого раза

Не начинайте обязательно с самого крупного форума страны.

Для первой смены удобнее мероприятие, где есть:

Один день или одна смена. Легче оценить нагрузку.

Понятная функция. Например, навигация или регистрация.

Четкий график. Известны начало и окончание работы.

Доступное место. Не нужно решать сложную логистику.

Координатор. Есть человек, которому можно задать вопрос.

Инструктаж. Организатор объясняет обязанности до начала.

Например, трехчасовая смена на регистрации небольшого спортивного события может дать новичку больше понимания событийного волонтерства, чем недельный форум в другом регионе.

После первой смены вы уже будете знать, насколько вам подходят толпа, интенсивное общение, долгие часы на ногах и командная работа.

Со скольки лет можно быть волонтером мероприятия

Единого возраста нет.

Требования устанавливает конкретный организатор и иногда даже конкретная функция внутри одного события.

Встречаются позиции 14+, 16+, 17+ и 18+.

Поэтому нельзя исходить из правила:

Мне исполнилось 14, значит можно подаваться на любое мероприятие.

Сначала откройте требования конкретной вакансии.

Подробнее: «Волонтерство для подростков и школьников: как начать и где участвовать».

Дают ли волонтерские часы за мероприятие

Могут давать, если организатор ведет учет и подтверждает участие.

Но сам факт присутствия на мероприятии еще не гарантирует автоматическое начисление.

До участия уточните:

• где нужно зарегистрироваться;
• отмечается ли начало и окончание смены;
• кто подтверждает часы;
• когда они появятся в системе.

Если учет опыта принципиален, задайте этот вопрос до подачи заявки.

Подробнее: «Как получить волонтерскую книжку и подтвердить часы».

Можно ли попасть волонтером на концерт бесплатно

Иногда волонтерские наборы действительно проводятся на концерты. Но участие в волонтерской программе не равно бесплатному билету зрителя.

Если вы зарегистрировались волонтером, ваша основная задача — выполнить назначенную функцию.

Иногда после смены организатор отдельно разрешает посмотреть часть выступления. Но это условие конкретного набора, а не право любого событийного волонтера.

Поэтому выбирать позицию только ради бесплатного концерта рискованно: смена может закончиться вместе с мероприятием, а ваша зона вообще может находиться далеко от сцены.

Полезные материалы

Базовый курс «Событийное волонтерство» в Добро.Университете

Добро.рф — поиск мероприятий и волонтерских вакансий

Волонтер Лаб — актуальный каталог волонтерских мероприятий

Частые вопросы

Можно ли стать волонтером мероприятия без опыта?

Да. Многие мероприятия принимают новичков и проводят инструктаж или обучение. Но требования нужно проверять в конкретной вакансии.

Можно ли школьнику быть событийным волонтером?

Да, если мероприятие принимает участников вашего возраста. Встречаются позиции 14+, 16+, 17+ и 18+, поэтому универсального порога нет.

Подробнее: «Волонтерство для подростков и школьников».

Как стать волонтером фестиваля?

Найдите официальный набор, прочитайте требования и функции, отправьте заявку и дождитесь подтверждения. Если предусмотрены собеседование или обучение, их нужно пройти до первой смены.

Можно ли выбрать функцию самостоятельно?

Иногда в анкете можно указать предпочтения. Окончательное распределение обычно остается за организатором и зависит от потребностей мероприятия.

Обязательно ли проходить собеседование?

Нет. На небольших событиях его может не быть. На крупных форумах, международных мероприятиях и позициях с повышенной ответственностью собеседование встречается чаще.

Нужно ли обучение?

Зависит от мероприятия. Это может быть короткий инструктаж перед сменой или полноценная программа из нескольких этапов.

Платят ли событийным волонтерам?

Сам добровольческий труд безвозмездный. При этом организатор может предоставлять питание, форму, проезд, проживание или компенсировать некоторые предусмотренные расходы.

Дают ли питание и форму?

Иногда. Это зависит от организатора.

Получу ли я волонтерские часы?

Если организатор ведет учет и подтверждает работу — возможно. Проверьте это в карточке или спросите координатора до мероприятия.

Можно ли попасть на концерт бесплатно как волонтер?

Волонтер приходит прежде всего выполнять свою функцию. Возможность посмотреть концерт зависит исключительно от условий конкретного организатора и не является обязательной частью событийного волонтерства.

Как попасть на первое мероприятие

Для первого раза достаточно простого алгоритма.

1. Откройте каталог волонтерских возможностей.

2. Выберите событие на конкретную дату, когда вы точно свободны.

3. Посмотрите список волонтерских функций, а не только название мероприятия.

4. Проверьте возраст, продолжительность смены и место.

5. Узнайте, предусмотрены ли питание, форма и транспорт, если это важно.

6. Подайте заявку.

7. Дождитесь подтверждения участия.

8. Пройдите обучение или инструктаж.

9. Приезжайте к указанному времени сбора волонтеров, а не к началу программы для зрителей.

Для первой смены лучше выбрать понятную роль на один день, чем подаваться сразу на недельный форум с неизвестной функцией.

После мероприятия будет проще понять, нравится ли вам именно событийное волонтерство и какие роли подходят больше всего.

Посмотреть актуальные мероприятия →